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无纸化会议系统解决方案

发布时间:2023-12-25 浏览:65次

一、无纸化会议系统概述     

随着科技的不断发展,无纸化办公已经成为一种趋势。无纸化会议系统作为无纸化办公的重要组成部分,正在被越来越多的企业和组织所采用。本文将从无纸化会议系统的定义、优势、实施步骤等方面进行详细阐述,帮助读者更好地了解和应用无纸化会议系统。

无纸化会议系统解决方案

二、无纸化会议系统的优点

1、节约纸张

传统开会需要打印大量的纸质材料、文件等,不仅费时费力还浪费资源。而通过电子白板或投影机显示数据信息后进行实时讨论交流则无需再使用任何的印刷品或者书写工具来记录相关信息内容。这样既节省了时间也避免了不必要的麻烦与损失;同时还能避免由于打印机故障造成的文档丢失问题以及由此带来的相关纠纷及法律风险等问题。

2、方便管理

传统的会议室通常采用固定的座位模式(如圆桌式),这种形式虽然有利于加强沟通效果但同时也存在一定的弊端:即如果出现参会人员较多的情况就会导致整个会场空间过于拥挤从而影响正常的活动开展。而无纸化办公方式则可有效地解决这一难题——只需在电脑上安装相应的视频设备就可以实现远程异地同步参与会议并分享观点看法等信息资料,而且其操作过程简单易上手并且能够有效降低运营成本的同时也能良好的用户体验度!

3、提高效率

随着社会的发展进步人们对于工作生活节奏的要求越来越高,因此为了满足用户需求企业往往会采取各种措施来提高企业的生产工作效率以适应不断加快的工作步伐。例如利用互联网技术搭建一个在线协同平台即可实现在线即时通讯功能并能即时消息动态等等。另外借助网络还可快速便捷地共享图片、文字等内容资料并进行及时的互动反馈以提高团队成员之间的协作能力进而提升整体业务水平和工作质量。

4、减少差错

众所周知传统方式的会议召开过程中难免会产生一些错误的信息甚至可能会产生严重的责任事故。而在使用了电子屏幕之后便可大大降低了此类事件的发生概率且能确保数据的正确性和完整性。

5、绿色环保

目前我国正处于经济转型期所以很多行业都面临着巨大的发展压力,因此在这样的背景下如何合理有效地降低成本便成为各考虑的问题之一。而对于那些对环境要求较高的企事业单位而言更应注重自身环境的可持续发展性以确保企业在未来竞争激烈的市场中保持优势并取得长足发展的动力源泉。

6、便于统计

通过对大量数据分析可以得出结论证明无纸化办公的方式是较为的一种方法。因为根据调查发现大多数的企业单位在使用电脑软件的过程中均会出现不同程度的重复录入现象从而导致无法准确了解员工的使用情况及其真实想法。

三、无纸化会议系统功能

1、会前准备

创建会议:可根据会议情况设置会议基本信息,包括:会议名称、会议开始时间、    结束时间、会议地点、会议简介等信息。

人员管理:通过人员管理功能,会议管理员可以对系统的用户进行管理,可以批量导入用户、批量为用户设置权限、 新增用户、删除用户等人员操作。同时也可以对人员角色进行分配,座号分屏等等。

投票管理:投票设置,设置投票方式如:实名制、匿名投票、弃权等。

会议资料管理:无纸化会议要求电子文件可实现即时分发,在文件分发系统的管理下,预置文件和临时增加的文件均可便捷地通过服务器即时分发到每台无纸化会议终端上。系统可设置文件分发权限,可按实际管理要求设置每个与会者对文件的阅览、导出、查看权限。

2、会中功能

会议签到:设置签到模式:可设置“不需要签到”、“登录签到”、“手写签到”、“扫描二维码签到”四种模式。默认为不需要签到,目前PC客户端只能采用登录,手写签到与扫描二维码签到适合Android或iOS终端上APP,参会人员签完到后才能在客户端进行各项操作。

浏览阅读:演示电脑桌面观看:每个终端都可同步观看演示用电脑桌面的操作内容,如观看PPT、WORD等操作。

文件批注:批注资料分为个人批注的资料与同屏时主讲人对资料所做的批注,每个参会人员所做的批注都在列表中可以下载。

投票控制:编辑会议投票标题、选项、说明、类型,会议过程中一键启动投票表决,支持投票终端将实时投票结果显视出来。

异步浏览:会议进行中主讲人员启动同屏广播时,任意无纸化会议终端可选择异步浏览,退出同屏广播进入自由模板,支持一键跟踪主讲快速进入同屏广播状态,支持权限限制。

控制功能:支持会议签到、会议议题、会议投票、会议关闭等管理功能,支持任意一台会议终端设置主席功能,支持权限限制。

3、会后功能

信息记录:可对会议后的各类信息进行记录,包括签到信息、投票信息、文件批注、人员信息、会议信息等。

信息导出:可对会议信息导出至后台主机本地硬盘存储或传输至其他会议终端存储。

适用范围:政府机关会议、大型集团企业会议、军工会议、酒店、学校等场所,无纸化会议系统的广泛运用使我们的会议方式更便捷、效率更高、时间更节省而且还节能环保,这是会议系统的一个新的创新,一个新的高度。

四、无纸化会议系统的操作方法

1、登录服务器

登陆视通科技无纸化会议服务器管理系统的用户均为可创建会议的用户或本单位参会人员,当用户登陆系统后,默认使用日历的方式展示给用户当月的会议日程安排,在有会议的日期内缩略显示会议主题,点击日期详细查看当日的会议信息、会议资料和会议参会人员。

2、会议创建

可以通过日期和会议两种方式查找可用会议室,用直观可视化的方式进行查找会议创建操作。按照具体日期查看各会议室预约状态,以时间轴显示符合要求的会议当前状态,包括暂停使用、已预约、会议中,空闲时间段可以点击进行申请。

3、会议预约

会议预约完成后,开始对会议内容进行创建,分为四步。创建会议模板、参会人员、议题配置、模拟排位等!

五、无纸化会议系统的选择方法

用户需求:首先要明确自己的会议需求,包括会议规模、会议内容、参会人员等,从而确定无纸化会议系统的功能需求。例如,如果需要频繁进行投票、表决等操作,就需要选择支持这些功能的无纸化会议系统。

系统稳定性:无纸化会议系统需要具备高度稳定性和可靠性,保证会议进程的顺利进行。选购时需要考虑系统的硬件和软件质量,以及系统的兼容性和稳定性。建议选择经过实际应用验证的成熟产品。

系统安全性:无纸化会议系统涉及大量敏感信息,需要确保系统的安全性。选购时需要考虑系统的加密和解密技术、数据传输方式、用户权限管理等方面的安全措施。确保无纸化会议系统具备足够的安全保障措施,防止信息泄露和恶意攻击。

操作便捷性:无纸化会议系统需要简单易用,方便参会人员快速上手使用。选购时需要考虑系统的操作界面、导航、提示等方面的设计是否人性化,是否符合大多数用户的操作习惯。避免选购过于复杂、难以操作的无纸化会议系统。

系统兼容性:无纸化会议系统需要与其他相关系统进行数据交互和共享,如多媒体投影、电子签到等。选购时需要考虑系统的兼容性,确保系统可以与相关系统无缝对接,实现数据共享和互操作。

售后服务:无纸化会议系统是一项技术含量较高的产品,需要专业的售后服务支持。选购时需要考虑厂家的售后服务政策、服务响应时间、服务范围等方面的信息,选择有完善售后服务的厂家。

系统价格:无纸化会议系统价格也是选购时需要考虑的因素之一。价格因产品品牌、功能、质量等因素而异。用户需要根据自己的实际需求和经济实力进行选择,以获得性价比*优的无纸化会议系统。

系统容量:无纸化会议系统需要能够支持一定数量的参会人员同时在线。选购时需要考虑系统的*大容量,以避免在会议期间出现无法登录或操作缓慢的情况。

系统扩展性:无纸化会议系统需要根据用户需求进行功能扩展和升级。选购时需要考虑系统的扩展性,如是否支持插件扩展、API接口等,以满足未来可能的扩展需求。

系统升级:随着技术的发展和用户需求的不断变化,无纸化会议系统需要进行升级。选购时需要考虑厂家的升级政策和技术支持,以确保系统的持续优化和升级。

无纸化会议系统作为一种环保、高效的会议解决方案,正在被越来越多的企业和组织所采用。通过实施无纸化会议系统,不仅可以降低资源消耗和废弃物产生,有利于环境保护,还可以提高会议效率和质量,增强与会人员之间的互动性。因此,我们应该积极推广和应用无纸化会议系统,为企业和组织的可持续发展做出贡献。

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